顧客に業務への影響を確認する
不具合の報告に対して、いきなり「ビジネスインパクトは？」と聞くと、顧客は「損害を証明しないと直してもらえないのか」と感じるかもしれません。困っている状況を受け止め、質問の目的を説明し、回答の負担を減らす順で進めましょう。このページでは例文で、影響の確認と対応方針の説明を練習します。
なぜ聞くかを、相手の業務に結び付ける
影響の確認は、止まっている業務、必要な支援、回避策の適否、緊急性を判断するためです。技術的な症状だけでは、月次締めや納品の期限などがわからないことがあります。
To help us assess the urgency and identify practical support options, could you tell us which tasks are affected?
緊急性を判断し、実際に役立つ支援の選択肢を検討するため、どの作業に影響が出ているか教えていただけますか？
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音声の選択肢を重視する場合は、Microsoft Edgeでの利用をおすすめします。2026年11月時点の確認環境では、他のブラウザーより選べる音声が比較的豊富でした。利用できる音声はOS・ブラウザーのバージョン・設定などによって異なります。
「試聴」で現在の速度と各音声を確認できます。試聴する英文：Hello! Let's practice English together.
全ページで共通です。変更は次の再生開始から適用され、連続再生中の設定は変わりません。このブラウザーに保存されます。
Please justify the business impactのように、顧客に問題の重要性を弁明させる表現は避けます。How much money are you losing?と金額から尋ねるより、まず業務と困り方を確認します。
「調査中です」「影響額がなくても調査します」「必ず修正します」は、実際の対応や契約で言える場合に限ります。一次対応、調査、暫定策、修正、提供時期は別の判断です。回答待ちの間に何を進め、何が未確定かを正直に伝えます。安全・情報漏えい・データ消失などが疑われる場合は、金額の算定を待たずに組織の緊急対応手順を使います。
最初の確認メール：質問を絞り、概数でも受け取る
以下は、社内で調査開始を確認済みの場面です。未着手なら、現在の受領・確認状況に合わせて書き換えます。
日本語の意味: ダウンロードの不具合が報告業務を妨げていることを受け止め、調査を開始したと伝えています。影響する作業と開始日時、概数の人数・チームと期限、別の方法の有無や提案状況、試した場合に作業を完了できるかと残る負担を確認します。概数でよく、不確かな点は明示し、初期の確認に正確な金額は不要と説明しています。機密情報は共有方法を相談し、情報を集めてもらう間も調査を続けます。2026年11月12日の日本時間15時までに次回報告しますが、解決日は未確定です。
A rough estimate is fine. Please mark anything that is still uncertain.
おおよその見積もりで構いません。まだ不確かな点は、その旨をご記載ください。
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音声の選択肢を重視する場合は、Microsoft Edgeでの利用をおすすめします。2026年11月時点の確認環境では、他のブラウザーより選べる音声が比較的豊富でした。利用できる音声はOS・ブラウザーのバージョン・設定などによって異なります。
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We will continue the technical investigation while you gather this information.
これらの情報を集めていただく間も、技術的な調査を続けます。
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質問を毎回すべて送る必要はありません。報告済みの情報を再度要求せず、最初は判断に必要な点へ絞ります。顧客が答えられない項目は未確認として記録し、未回答を「影響なし」と扱いません。
曖昧な言葉を、責めずに具体化する
「止まっている」の意味を確かめる
When you say the team cannot work, is the entire workflow blocked, or is the report download step blocked while other tasks can continue?
チームが作業できないとのことですが、業務全体が止まっているのでしょうか。それとも、ほかの作業は続けられるものの、レポートのダウンロード工程が止まっているのでしょうか？
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作業の切り分けは、困っている状況を軽く扱うためではありません。何を先に復旧すれば業務が進むかを確認するためです。ほかの工程が動いていても、締め切りに必要な1工程が止まれば重大な影響になり得ます。
人数と期限を尋ねる
Does that number refer to people who have experienced the issue, or everyone who may need this function before the deadline?
その人数は、すでに問題に遭遇した方の人数でしょうか。それとも、期限までにこの機能を使う可能性がある全員でしょうか？
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What is the deadline for the affected task, including the date, time, and time zone?
影響を受けている作業の期限を、日付・時刻・タイムゾーンを含めて教えていただけますか？
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音声の選択肢を重視する場合は、Microsoft Edgeでの利用をおすすめします。2026年11月時点の確認環境では、他のブラウザーより選べる音声が比較的豊富でした。利用できる音声はOS・ブラウザーのバージョン・設定などによって異なります。
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現在の影響と、今後影響を受ける可能性がある範囲を分けます。「何人以上なら対応する」という条件のように聞こえないよう、必要な支援を検討する目的も伝えます。
回避策が、本当に業務を継続できるか確認する
ワークアラウンド（回避策）は、根本の不具合を修正せずに影響を避けたり減らしたりする方法です。提案しただけ、顧客が試せない、試したが要件を満たさない、一時的に利用中という状態を分けて確認します。
提案・試行・利用を分ける
Have you been able to try the proposed workaround? If so, does it allow you to complete the affected task?
提案した回避策を試すことはできましたか。試した場合、影響を受けている作業を完了できますか？
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試せていない理由には、必要な権限や環境がない、手順が不明、業務時間中に安全に試せないといった制約もあります。未検証を「回避策が有効」と記録せず、試せないことを顧客の非協力と決めつけません。
If you have not been able to try it, could you tell us what access or assistance you would need to evaluate it safely?
まだ試せていない場合、安全に評価するために必要なアクセス権や支援を教えていただけますか？
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受け入れられない理由は、業務上の制約として尋ねる
If the workaround does not meet your needs, could you share the limitations so we can assess other options?
回避策が業務上の必要を満たさない場合、別の選択肢を検討できるよう、制約を教えていただけますか？
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Why won't you use the workaround?のように、使わないことを責める聞き方は避けます。期限、対象件数、必要な出力、権限、セキュリティ方針、監査要件、追加費用など、どの条件を満たさないかを確認します。理由を説明してもらう目的は、回避策の利用を強いることではなく、別案や必要な支援を検討することです。
We cannot use this workaround because it requires administrator access that our reporting staff are not permitted to have.
この回避策には、報告担当者には付与が認められていない管理者権限が必要なため、利用できません。
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We tested the workaround, but the output does not include the audit history required for our reporting process.
回避策を試しましたが、出力に報告業務で必要な監査履歴が含まれていません。
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顧客が具体的な社内規則を開示できない場合は、共有可能な制約の要約で足りるかを確認します。回避策のために権限を過剰に付与したり、安全管理のルールを外したりするよう求めません。
利用中でも、残る影響と継続可能な期間を確認する
We understand that a manual process is available. Does it allow you to meet the deadline, and how much additional work does it create?
手作業の方法があると伺っています。その方法で期限に間に合いますか。また、どの程度の追加作業が発生しますか？
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How long can your team continue using this method, and are any tasks still blocked?
この方法をチームでどのくらいの期間続けられますか。また、まだ止まっている作業はありますか？
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回避策が存在することと、実用的であることは別です。工数、アクセス権、誤操作のリスク、対象件数、継続できる期間を確認します。You have a workaround, so the impact is lowと決めつけないようにします。
回避策を提案した後の確認メール
日本語の意味: 手動エクスポートを暫定策として提案しましたが、顧客の要件を満たすかは未確認で、業務への影響が解消したとは考えていないと伝えています。試せたか、出力と期限の要件を満たすか、試せない・使えない場合の権限や方針、業務上の制約を尋ねています。一時的に使える場合も追加作業と継続可能な期間を確認し、安全上問題があれば試さないよう案内しています。回答をもとに残る影響と次の対応を検討しますが、恒久修正の提供日は確約していません。
金額を尋ねる必要がある場合
初期の切り分けに不要なら、詳細な財務情報を求めません。優先度の再評価、補償の検討などで必要な場合は、その目的と共有範囲を説明します。補償の可否や金額は、権限・契約上の手順を確認してから判断します。
For the impact assessment, could you provide an approximate range of additional costs, if available, and distinguish costs already incurred from possible future costs?
影響の評価に使うため、わかる範囲で追加費用のおおよその幅を教えていただけますか。すでに発生した費用と、今後発生する可能性がある費用は分けてください。
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A summary without customer names or individual transaction details is sufficient at this stage.
現段階では、顧客名や個々の取引の詳細を含まない要約で十分です。
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金額には通貨、対象期間、計算方法、情報源、確定・概算の区別が必要です。売上の遅延、キャンセル、追加費用、失われる可能性がある機会を同じ「損失」として足し合わせません。記録方法は業務影響を記録・評価するで詳しく扱います。
「なぜそんなことを聞くのか」と言われた場合
質問の意図を説明し、顧客に立証を強いる印象を改めます。次の例も調査中という前提です。顧客の不満を否定したり、手順の説明だけで済ませたりしないようにします。
日本語の意味: 金銭的な損失を証明しないと調査しないように聞こえてしまったことを謝罪し、調査はすでに進行中と説明しています。影響する作業や期限を聞くのは、役立つ支援と緊急性の再評価のためで、調査に正確な金額は不要です。概算が出せなければ0ではなく未算定と記録します。原因と修正の提供日は未確定で、2026年11月12日の日本時間15時までに確認事項、利用可能な暫定策、次の対応を報告します。
We will record the impact as not yet quantified, not as zero.
影響は0ではなく、まだ定量化されていないものとして記録します。
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契約によって対応条件があるなら、その条件を隠して「影響は関係ありません」と言うのではなく、現在の評価と手順を説明します。顧客の申告だけで修正時期を確約することも避けます。
These details inform our assessment of urgency and support options; they do not confirm a delivery date for a fix.
これらの情報は緊急性と支援の選択肢の評価に使いますが、修正の提供日が確定するわけではありません。
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顧客の認識を確認してから社内へ伝える
To confirm my understanding, twelve staff members are using a manual process, and the reporting deadline is 5 p.m. JST on November 12. Is that correct?
認識の確認ですが、12名の担当者が手作業の方法を使っており、報告の期限は11月12日の日本時間17時ということで合っていますか？
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この例の人数や期限は架空の情報です。実際には年も必要に応じて補います。顧客の申告、こちらのログ、推定を区別し、確認できていない情報を自社で検証済みのように転記しません。誤りがわかったら、関連するメールと記録先を更新します。
関連記事・参考資料
- 業務影響・回避策の英会話：顧客への確認と、社内の判断を会話で練習する
- 開発チームからフィールドチームへ説明する：顧客に伝える前に条件・制約・判断の状態を揃える
- 業務影響を記録・評価する：人数・金額・根拠と受信側の判断
- 社外で進捗・遅延を報告する
- 共有範囲・個別返信・返信不要
- Microsoft Azure：Support response：業務影響を重大度の評価に使うサービスの一例。分類・条件・応答時間は契約により異なり、一般的な修正期限ではありません