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不在メッセージ・自動応答を書く

不在の自動応答は、届いたメールへすぐ対応できないことと、代わりの連絡方法を知らせます。事前の引き継ぎや顧客への案内とは別に、期間・応答可否・復帰予定・連絡先を短く書きましょう。以下の件名を自分で設定できるか、送信先や回数、社内外で文面を分けられるかは、ツールと設定により異なります。

復帰日が決まっている場合​

日本語の意味: 2026年11月16〜20日は不在で、23日に戻り、その間はメールを確認しないと知らせています。プロジェクトの質問と緊急障害の窓口を分け、未対応のメッセージは復帰後に確認します。戻った直後にすべて返信すると約束しているわけではありません。

I will review outstanding messages after I return.

復帰後に、未対応のメッセージを確認します。

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復帰日が未定の場合​

日本語の意味: 現在休みでメールを確認しておらず、復帰日は未確定と知らせています。通常の支援と緊急障害の窓口を案内します。休みの理由や個人的な事情を説明する文ではありません。

理由別に本文を調整する​

自動応答は社外の相手にも届く場合があります。理由は必須ではなく、I am awayだけでも構いません。休暇・休職の場合はI am on leaveも使えますが、出張には使いません。以下は上のテンプレートの不在期間・復帰予定の部分と差し替える例文です。差し替えた後も、メールを確認するか・代理窓口・緊急時の連絡先を残してください。

私用​

詳しい用事や居場所を伝えずに、期間を明示します。私用だと添える必要がある相手にはfor personal reasonsを使えますが、自動応答では理由を省く書き方も自然です。

I am away for personal reasons on November 5, 2026, and will return on November 6.

私用のため2026年11月5日は不在で、11月6日に戻ります。

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出張​

出張中に通常どおり返信できるなら、オフィスにいないという理由だけで自動応答を設定する必要はありません。移動や訪問で返信が遅れる場合は、期間・応答の制約・代理窓口を伝えます。

日本語の意味: 2026年11月9〜11日は出張し、12日にオフィスへ戻ります。移動や会議中はメールを確認できる機会が限られ、返信が遅れる場合があるため、期間中のプロジェクトの質問は承認済みの窓口経由でSamへ、緊急障害は専用の経路へ案内しています。

limited access to emailは、ときどき確認できる場合の表現です。まったく確認しないならI will not be checking email during this period.に置き換えます。オフィスに戻る日と、問い合わせへ対応できる時間は別なので、返信再開がさらに遅れる場合はその予定も明示します。社外向けの自動応答には、不要な移動経路や訪問先の情報を載せません。

体調不良​

理由を共有する場合はon sick leaveと書けます。診断名や症状は含めず、復帰が未確定なら、その状態を伝えます。

I am currently on sick leave. My return date has not yet been confirmed.

現在、病気のため休んでいます。復帰日はまだ確定していません。

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回復の見込みだけで翌日の復帰を約束しません。本人が設定を変更できない場合もあるため、組織で認められた運用を確認します。

日本の祝日​

日本の祝日であることと、実際に休業する範囲を示します。以下は、日本オフィスが休業し、別のサポート窓口が稼働している想定の例文です。

日本語の意味: 日本オフィスは2026年11月3日の祝日に休業し、本人は4日に戻ります。休業中はメールを確認せず、緊急障害は承認済みのグローバルサポート窓口へ案内し、それ以外の問い合わせは復帰後に確認します。

11月3日は文化の日です。祝日は内閣府の一覧で確認できますが、休業日・復帰日は組織の勤務カレンダーで確認します。サポートも休業する場合は、対応できない時間帯と、利用可能な受付方法を実態に合わせて書きます。

育児休暇​

本人が理由の共有を希望するならparental leaveを使えます。出産予定や子どもの個人情報を書く必要はありません。

I am on parental leave starting December 1, 2026. I am not monitoring this mailbox, and my return date has not yet been confirmed. Please contact [approved team contact] for assistance.

2026年12月1日から育児休暇中です。このメールボックスは確認しておらず、復帰日もまだ未確定です。お問い合わせは[承認済みのチーム窓口]へご連絡ください。

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復帰予定日が決まっている場合だけ、未確定の一文を実際の日付へ置き換えます。長期の休みでは、代理窓口が期間を通して利用できるか確認します。

介護休暇・家族のケア​

理由を説明するならon leave to care for a family memberと書けます。広い送信先に家族の事情を知らせたくなければ、on leaveに留めます。

I am on leave to care for a family member from November 9 through November 13, 2026, and will return on November 16.

2026年11月9〜13日は家族の介護のため休み、11月16日に戻ります。

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この表現は休みの目的を伝えるもので、特定の国の法定制度や有給・無給を示すものではありません。

別拠点が対応を続ける場合の自動応答​

不在中も別拠点が顧客対応を続ける場合は、「復帰後に確認します」だけでなく、利用できる共通窓口と対応期間を示します。以下は、顧客への事前案内と同じ体制を想定した例文です。通常の問い合わせも別拠点が引き継ぐため、日本の担当者の復帰を待つ必要はありません。

日本語の意味: 日本オフィスは2026年11月3日に休業し、本人は日本時間11月4日09:00に戻ります。不在中は本人のメールボックスを確認しません。プロジェクトの問い合わせと既存のサポート案件は共通窓口へ送り、案件番号があれば添えるよう案内しています。共通窓口はUTCの11月2日15:00〜11月4日00:00に別拠点の担当者が交代で確認し、その後は日本チームが引き継ぎます。本人宛てだけに届いたメールは自動転送されず、緊急障害は専用の経路へ連絡します。合意済みのサポート時間と応答目標は変更していません。

自動応答を送るだけでは、元のメールは代理担当へ引き継がれません。この例は自動転送しない運用なので、顧客に共通窓口への連絡を明示しています。社内の転送・共有を行う場合は、承認された仕組みと共有範囲を確認し、文面も実際の設定に合わせます。

continuouslyは上の期間を通して窓口を確認する体制が確保されている場合だけ使います。メールを常時受信できることと、有人対応が途切れないことは別です。自動応答の有効期間と代理体制の期間がずれないようにし、対応できない時間帯が残る場合は明記してください。

チャットの状態表示は、短い案内にする​

状態表示だけを引き継ぎ資料にしません。詳しい担当や期限はチームの投稿や記録へ残します。文字数、表示の有効期限、自動応答との連動はツールで確認してください。

不在・取り込み中などの短い表示例は、ステータスメッセージ集で確認できます。特定の相手やグループへの連絡は、相手・グループへ送るメッセージと使い分けます。

設定と文面のチェック​

  • 日付・時刻・タイムゾーンと、自動応答の開始・終了設定を確認します。
  • 代理担当の合意と連絡先を確認し、承認されていない個人の連絡先を書きません。
  • 社外向けには内部のissueや休みの詳しい理由、居場所などを含めません。
  • 復帰後は状態表示を更新し、期間設定のない自動応答を止めます。
  • limited access to emailは少し確認できる状態です。確認しないのに使うと、返信を待たせる可能性があります。

自動応答が送られたことは、元の依頼の受諾や対応開始ではありません。受信側も、緊急時は案内された窓口へ連絡します。在宅勤務で通常どおり応答できる状態を、単にオフィスにいないという理由で不在扱いにしないようにします。

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