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ビジネス電話をかける・受ける・取り次ぐ

電話では相手の顔や共有画面が見えないため、会社名と名前→話したい相手と用件→取り次ぎや伝言→確認して終了の順を意識します。聞き取れなかった名前・番号・期限は、そのまま進めずに確認しましょう。以下は架空の会社を使った例文です。

名乗りだけで相手を信用しない

顧客や取引先を名乗っていても、それだけで本人確認ができたことにはなりません。社員の在籍・連絡先・予定などを伝えたり取り次いだりする前に、会社の確認手順と共有範囲に従ってください。英語を聞き取れないまま答える必要はありません。勧誘・なりすましへの対応では、情報を伝えずに公式窓口へ案内する表現を練習します。

1. 電話をかける・受ける・名乗る​

電話で名乗るときはThis is Yuki Tanaka from Northstar Systems.のように、名前と会社名を伝えられます。受ける側は会社名や部署名を先に伝えると、相手が正しい番号にかけたか確認できます。

場面よく使う言い回し日本語訳
会社の電話を受ける
Good morning. Northstar Systems, Yuki speaking. How may I help you?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
おはようございます。Northstar SystemsのYukiです。ご用件をお伺いします
かけた側が名乗る
Hello, this is Alex Morgan from Lakeview Solutions.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
こんにちは。Lakeview SolutionsのAlex Morganです
担当者をお願いする
Could I speak to Emma Wilson, please?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
Emma Wilsonさんをお願いできますか
用件を伝える
I am calling about the test schedule.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
テストの日程についてお電話しました
名前を確認する
May I ask who is calling?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
お名前を伺ってもよろしいでしょうか
本人が受けたと伝える
This is Emma speaking.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
私がEmmaです
名前のつづりを確認する
Could you spell your last name, please?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
姓のつづりを教えていただけますか
番号違いを伝える
I am afraid you have the wrong number. This is Northstar Systems.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
恐れ入りますが、番号をお間違えのようです。こちらはNorthstar Systemsです

Speaking.だけで「本人です」と返すこともありますが、名前を添えると明確です。Who is calling?は名前を確認する問いかけです。初対面の相手にはMay I ask ...?などを使えますが、会社の応対方針に合わせましょう。

時差がある相手への挨拶と、今話せるかの確認​

電話を受ける際は、相手の場所がわからないこともあるため、自分の時間帯に合わせてGood morning.などと名乗ってもかまいません。かける側は相手の時間帯に合わせるか、Hello.で返せます。同じ挨拶を返さなければ失礼、という決まりではありません。

日本の朝にいるYukiが、現地では夕方のAlexから電話を受ける例です。挨拶を訂正するのではなく、今話せるかを確認して用件に進みます。

会話の例文。連続再生または各行の個別再生ができます。
話者英語日本語
Yuki
Good morning. Northstar Systems, Yuki speaking.
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
おはようございます。Northstar SystemsのYukiです。
Alex
Hello, Yuki. This is Alex Morgan from Lakeview Solutions. It is evening here, but I understand it is morning in Japan. Is now a good time to talk?
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
こんにちは、Yukiさん。Lakeview SolutionsのAlex Morganです。こちらは夕方ですが、日本は朝ですよね。今、お話ししてもよろしいでしょうか?
Yuki
Yes, I have ten minutes before my next meeting. How can I help?
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
はい、次の会議まで10分あります。ご用件をお伺いします。
Alex
Thank you. I am calling to confirm the test schedule.
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
ありがとうございます。テストの日程を確認するためにお電話しました。

Is now a good time to talk?は、今話せるかを尋ねる表現です。話せない場合はCould we arrange another time to talk?(別の時間を調整できますか)などで相談します。Hello.の日本語訳はここでは「こんにちは」ですが、英語では朝や夜にも使えます。

電話の終わりも、相手にはHave a good evening.、自分にはHave a good day.と挨拶が異なってかまいません。時間帯が不明ならThank you for your time. Goodbye.で十分です。早朝・夜間の参加へのお礼やGood evening / Good nightの違いはオンライン会議の時差がある相手への挨拶で確認できます。

2. 取り次ぐ・待ってもらう​

holdは電話を切らずに待つこと、put you through / transfer your callは担当者などへ電話をつなぐことです。保留にする前に確認し、戻ったら待ってもらったお礼を伝えます。

Could you hold for a moment while I check whether Emma is available?

Emmaが電話に出られるか確認しますので、少々お待ちいただけますか?

速度 1.0 / 自動選択 / en-US

Thank you for holding. I will put you through to Emma now.

お待ちいただき、ありがとうございます。今、Emmaにおつなぎします。

速度 1.0 / 自動選択 / en-US

It is taking a little longer than expected. Would you prefer to keep holding or leave a message?

確認に少し時間がかかっています。このままお待ちになりますか、それとも伝言をお預かりしましょうか?

速度 1.0 / 自動選択 / en-US

受け付けから担当者へ取り次ぐ​

Yukiが電話を受け、顧客のAlexを担当者のEmmaへつなぎます。会社の手順で相手の確認と取り次ぎの可否を確認済みで、担当者が出られることを確認してから取り次ぐ例です。

会話の例文。連続再生または各行の個別再生ができます。
話者英語日本語
Yuki
Good morning. Northstar Systems, Yuki speaking. How may I help you?
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
おはようございます。Northstar SystemsのYukiです。ご用件をお伺いします。
Alex
Hello, this is Alex Morgan from Lakeview Solutions. Could I speak to Emma Wilson, please?
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
こんにちは。Lakeview SolutionsのAlex Morganです。Emma Wilsonさんをお願いできますか?
Yuki
Certainly. May I ask what the call is regarding?
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
承知しました。ご用件を伺ってもよろしいでしょうか?
Alex
I am calling about the test schedule we discussed yesterday.
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
昨日ご相談したテストの日程についてです。
Yuki
Could you hold for a moment while I check whether Emma is available?
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
Emmaが電話に出られるか確認しますので、少々お待ちいただけますか?
Alex
Of course. Thank you.
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
はい、お願いします。
Yuki
Thank you for holding. Emma is available. I will put you through now.
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
お待ちいただき、ありがとうございます。Emmaは電話に出られますので、今おつなぎします。
Emma
Hello, Alex. This is Emma speaking. Yuki told me you are calling about the test schedule.
Emma / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
Alexさん、こんにちは。Emmaです。テストの日程についてのお電話とYukiから聞いています。

保留や転送の操作は電話システムによって異なります。転送できない場合は、できたことにせず、別の連絡方法を案内します。用件の確認は取り次ぎに必要な範囲にとどめます。

3. 不在・戻り時間・伝言・折り返し​

以下の不在・予定の表現は、相手への共有が認められている場合に使います。相手を確認できていない電話には、在籍や不在、戻り時間を答えず、公式窓口へ案内する対応を優先します。

unavailableは今対応できないことを表し、必ずしも外出中とは限りません。会議中ならin a meeting、席を外しているならaway from her deskなど、伝えてよい範囲で状況を説明します。

場面よく使う言い回し日本語訳
今は電話に出られない
I am afraid Emma is unavailable at the moment.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
申し訳ありませんが、Emmaはただいま電話に出られません
会議中
She is in a meeting until 2 p.m. JST.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
日本時間14時まで会議中です
席を外している
She is away from her desk at the moment.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
ただいま席を外しています
戻り時間の見込み
She is expected back around 3 p.m. JST.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
日本時間15時ごろに戻る予定です
戻り時間が不明
I do not have a confirmed return time yet.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
戻り時間はまだ確認できていません
伝言を申し出る
May I take a message?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
ご伝言をお預かりしましょうか
折り返しをお願いする
Could you ask her to call me back?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
折り返しお電話をいただけるよう、お伝えいただけますか
連絡先を確認する
What number can she reach you at?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
どちらの番号にお電話すればよろしいでしょうか

戻る時刻と、折り返せる時刻は別です。She will call you at three.は本人が承諾した約束として使い、未確認なら「折り返しの依頼を伝える」と言います。相手が別の地域にいる場合は、時刻だけでなく日付とタイムゾーンも確認します。

かけた相手が不在で、伝言を残す​

Yukiが顧客のSamへ電話し、Alexが受けます。相手の確認と予定の共有可否は会社の手順で確認済みです。連絡先は双方が確認済みの署名欄の番号を使う例で、メールを受信しただけで相手を信用するという意味ではありません。

会話の例文。連続再生または各行の個別再生ができます。
話者英語日本語
Alex
Good afternoon. Lakeview Solutions, Alex speaking.
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
こんにちは。Lakeview SolutionsのAlexです。
Yuki
Hello, this is Yuki Tanaka from Northstar Systems. Could I speak to Sam Patel, please?
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
こんにちは。Northstar SystemsのYuki Tanakaです。Sam Patelさんをお願いできますか?
Alex
I am afraid Sam is away from his desk. He is expected back around 3 p.m. JST today. May I take a message?
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
申し訳ありませんが、Samは席を外しています。本日の日本時間15時ごろに戻る予定です。ご伝言をお預かりしましょうか?
Yuki
Yes, please. Could you ask him to call me back about the test schedule? I am available until 5 p.m. JST today.
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
はい、お願いします。テストの日程について、折り返しお電話をいただけるようお伝えいただけますか?本日の日本時間17時までは電話に出られます。
Alex
What number can he reach you at?
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
どちらの番号にお電話すればよろしいでしょうか?
Yuki
Please use the number in my email signature. I sent you an email this morning.
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
私のメールの署名欄にある番号をお願いします。今朝、メールをお送りしています。
Alex
I have that email. Let me confirm: you would like Sam to call about the test schedule, and you are available until 5 p.m. JST today. I will pass on the message, but I cannot confirm when he can call back.
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
そのメールを確認できました。テストの日程についてSamからの折り返しをご希望で、本日の日本時間17時まで電話に出られるということですね。伝言はお伝えしますが、折り返せる時刻はお約束できません。
Yuki
That is correct. If he cannot reach me today, please ask him to email me to arrange a time. Thank you for your help. Goodbye.
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
そのとおりです。本日電話がつながらなければ、時間を調整するためにメールをいただけるようお伝えください。ご対応ありがとうございます。失礼いたします。
Alex
Certainly. Thank you for calling. Goodbye.
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
承知しました。お電話ありがとうございました。失礼いたします。

伝言には名前・会社・用件・連絡先・連絡可能な時間を残し、受ける側が復唱します。電話番号を口頭で聞く場合は区切って確認し、社内の連絡先や相手の予定を本人の許可なく詳しく伝えないようにします。

4. 聞こえにくい・途切れる・かけ直す​

「音が届いていない」「音が途切れる」「単語を聞き取れなかった」を分けると、何を直したり繰り返したりしてほしいかが伝わります。

場面よく使う言い回し日本語訳
声が小さい
I can barely hear you. Could you speak a little louder, please?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
声がほとんど聞こえません。もう少し大きな声で話していただけますか
音声が途切れる
Your voice is breaking up.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
声が途切れています
回線の状態を伝える
The line is not very clear.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
電話の音声が不鮮明です
聞き取れなかった部分を頼む
I did not catch the last part. Could you repeat it, please?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
最後の部分を聞き取れませんでした。もう一度言っていただけますか
数字を確認する
Did you say thirteen or thirty?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
13とおっしゃいましたか、それとも30ですか
かけ直してよいか
Could I call you back in a few minutes?
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
数分後にかけ直してもよろしいでしょうか
切れた後に名乗り直す
Hello, this is Yuki again. We got disconnected.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
こんにちは。先ほどのYukiです。電話が切れてしまいました

breaking upはここでは音声が途切れることです。I did not catch ...は聞き取れなかったことを表し、内容に反対している意味ではありません。回線の不調を、相手の英語の問題として扱わないようにします。

聞き取れない時刻を、かけ直して確認する​

会話の例文。連続再生または各行の個別再生ができます。
話者英語日本語
Yuki
Sorry, your voice is breaking up. I did not catch the meeting time. Could you repeat it?
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
すみません、声が途切れています。会議の時刻を聞き取れませんでした。もう一度言っていただけますか?
Sam
I said 3:30 p.m. JST tomorrow.
Sam / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
明日の日本時間15時30分とお伝えしました。
Yuki
The line is still not clear. Could I call you back in two minutes on the same number?
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
まだ音声が不鮮明です。2分後に同じ番号へかけ直してもよろしいでしょうか?
Sam
Yes, that works. I will wait for your call.
Sam / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
はい、大丈夫です。お電話をお待ちしています。

いったん電話を切り、かけ直した後の会話です。

会話の例文。連続再生または各行の個別再生ができます。
話者英語日本語
Yuki
Hello, this is Yuki again. Can you hear me clearly now?
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
こんにちは。先ほどのYukiです。今は声がはっきり聞こえますか?
Sam
Yes, the line is clear now.
Sam / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
はい、今ははっきり聞こえます。
Yuki
Just to confirm, the meeting is at 3:30 p.m. JST tomorrow. Is that correct?
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
念のため確認ですが、会議は明日の日本時間15時30分で合っていますか?
Sam
That is correct. I will send the invitation with the date and time after this call.
Sam / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
そのとおりです。この電話の後に、日付と時刻を記載した招待をお送りします。
Yuki
Thank you. I will check the invitation. Goodbye.
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
ありがとうございます。招待を確認します。失礼いたします。

誰が、いつ、どの番号へかけ直すかを決めます。音が改善しても、聞き取れなかった重要事項は再確認し、日程や期限はメールでも残します。

5. 勧誘・なりすましから情報を守る​

不動産投資などの勧誘を断る場面と、顧客や取引先を装って社員情報を求める電話への対応は分けて考えます。勧誘がすべて詐欺とは限りませんが、不要な営業電話に応じ続ける必要はありません。

ソーシャルエンジニアリングは、人とのやり取りを利用して情報を得たり、不適切な操作をさせたりする手口です。音声通話を利用するものはvishingとも呼ばれます。CISAの注意喚起は、社員や内部情報を尋ねる予期しない電話への警戒、相手の確認、権限が確認できない相手への情報提供を避けることを勧めています。発信者番号も偽装される可能性があります。

この注意は使用言語にかかわらず必要です。「英語が苦手な日本人話者が特に狙われている」とは、ここでは断定しません。ただし、聞き取れない、急かされる、失礼になるのが心配という状況でも、その場で回答や取り次ぎをする必要はありません。

短く断る・確認のために会話を止める​

場面よく使う言い回し日本語訳
投資勧誘を断る
I am not interested in property investment. Please do not call me again.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
不動産投資には関心がありません。今後のお電話はお控えください
社員情報を伝えない
I cannot provide employee information over the phone.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
電話で社員情報をお伝えすることはできません
在籍の確認にも答えない
I cannot confirm whether that person works here.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
その方が在籍しているかどうかもお答えできません
公式窓口へ案内
Please contact us through the official contact form on our website.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
当社ウェブサイトの公式お問い合わせフォームからご連絡ください
社内の確認手順を伝える
I need to follow our verification procedure before transferring any call.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
電話を取り次ぐ前に、当社の確認手順に従う必要があります
英語を聞き取れないまま進めない
I did not understand the request. I need to check with my team before proceeding.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
ご依頼を理解できませんでした。対応する前に社内で確認する必要があります
通話を終了する
I cannot assist with this request. I am ending the call now. Goodbye.
速度 1.0 / 自動選択 / en-US
このご依頼には対応できません。これで電話を終了します。失礼いたします

公式フォームや窓口は、自社で実際に用意しているものに置き換えます。上の「電話で提供できません」は情報提供を断るための例文です。電話では一律に何も伝えてはいけないという意味ではなく、自社の本人確認と情報共有のルールに合わせて使います。

不動産投資の勧誘を断って終了する​

Alexが勧誘の電話をかけ、Yukiが断る例です。断るために収入・資産・住所・家族構成や、関心がない理由を説明する必要はありません。

会話の例文。連続再生または各行の個別再生ができます。
話者英語日本語
Alex
Would you be interested in hearing about a property investment opportunity?
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
不動産投資の機会についてお話を聞くご関心はありますか?
Yuki
No, thank you. I am not interested in property investment. Please do not call me again.
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
いいえ、結構です。不動産投資には関心がありません。今後のお電話はお控えください。
Yuki
I am ending the call now. Goodbye.
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
これで電話を終了します。失礼いたします。

断っても続く場合は、相手の了承を待たずに通話を終えられます。これを言えば必ず電話が止まるという保証ではありません。繰り返される勧誘は、社内の窓口や適切な相談先に相談してください。

顧客を名乗る相手を確認できず、公式窓口へ案内する​

相手が顧客だと名乗り、担当者の個別連絡先を求めます。Yukiは相手を確認できておらず、在籍や連絡先を伝えない例です。相手を詐欺師と決めつける必要はありません。

会話の例文。連続再生または各行の個別再生ができます。
話者英語日本語
Alex
I am a customer. Could you give me the direct phone number for your engineer?
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
顧客です。御社のエンジニアの直通番号を教えていただけますか?
Yuki
I cannot provide employee information over the phone. Please contact us through the official contact form on our website.
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
電話で社員情報をお伝えすることはできません。当社ウェブサイトの公式お問い合わせフォームからご連絡ください。
Alex
Could you transfer my call instead?
Alex / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
それでは、電話を取り次いでいただけますか?
Yuki
I need to follow our verification procedure before transferring any call. I cannot assist with this request on this call. Goodbye.
Yuki / 速度 1.0 / 自動選択 / en-US
電話を取り次ぐ前に、当社の確認手順に従う必要があります。この電話ではご依頼に対応できません。失礼いたします。

応対時の確認と、通話後の報告​

  • 名前・会社名・発信者番号や、相手が社員名を知っていることだけで信用しません。確認のためにこちらから未公開の情報を補足しないようにします。
  • 個人の電話番号、内線、メールアドレス、所属、在籍、出勤状況、戻り時間、出張予定などは、共有可否を確認します。パスワードや認証コードも伝えません。
  • 相手を確認する場合は、社内で確認済みの取引先連絡先など、独立した経路を使います。相手が指定した折り返し番号や、通話中に届いたメールの署名・リンクだけを確認先にしません。
  • 予期しない電話から、送られたリンクを開く、アプリを入れる、リモート操作を許可するといった依頼には、そのまま従いません。正規のサポート依頼も社内手順で確認します。
  • 不審な電話は、日時、相手が名乗った会社と名前、求められた内容、自分が伝えた情報を、社内の指定窓口に報告します。表示番号は本人確認の証拠ではなく、記録として扱います。
  • 情報を伝えてしまった場合は、隠さず速やかに上司やセキュリティ担当へ相談します。録音や記録の保存・共有は、社内ルールと適用される法令に従います。

礼儀正しさと、相手の依頼に応じることは別です。長い英語で理由を説明するより、短い定型文で対応の境界を示し、必要なら通話を終えて社内で確認しましょう。

会話プレーヤーで練習​

電話でも使う音声確認や聞き返しは、オンライン会議での進捗共有でも練習できます。英文表示を外して相手の発言を聞き、数字や対応可否を復唱して確認してみましょう。

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